Nuestro cliente, una empresa del sector servicios, precisaba una solución que favoreciera el uso compartido de la información, para una mayor colaboración, gestión del conocimiento e inteligencia de negocio.
- El correo se gestionaba desde la plataforma de Google y su gestor de correo
- La documentación se compartía en un servicio gratuito de alojamiento de archivos en la nube
- Cada usuario realizaba presupuestos de forma independiente
Al no disponer de una herramienta que gestionara de forma eficiente la información y favoreciera la colaboración se encontraban con innumerables archivos duplicados llegando a solaparse las versiones de los documentos.
OBJETIVOS DEL PROYECTO:
- Gestión centralizada de la información desde la intranet corporativa SharePoint
- Acceso online seguro y gestionado con permisos a los archivos y aplicaciones desde cualquier dispositivo y localización donde se encuentre el usuario
- Eliminar la duplicidad de información:
- Control de versiones en documentos
- Edición simultánea para poder trabajar en el mismo documento
- Favorecer la comunicación interna con mayor interacción y colaboración entre el equipo de trabajo con Microsoft Teams:
- Control de tiempo (módulo Teams Shifts) permite a los trabajadores entrar y salir de sus turnos de trabajo y descansos
- Crear alertas de mensajes urgentes a los destinatarios en cualquier dispositivo
- Iconos de lecturas que visualizan cuándo el destinatario leyó un mensaje que envió
PRESENTAMOS UNA SOLUCIÓN QUE CONTEMPLA:
Tras realizar la consultoría correspondiente, se selecciona el paquete que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.
En este caso O365 Empresa Premium:
- Herramientas mejoradas de ofimática tanto online como instalables en local: (Word, Power Point, Excel, Access)
- Servidor correo Exchange y gestor de correo Outlook
- Servicios colaborativos y de movilidad:
- Sharepoint herramienta de gestión documental, calidad, incidencias, proyectos, flujo de trabajo…
- Teams centraliza las herramientas disponibles y favorece la colaboración interna
- OneDrive sincroniza directorios activos en local con la nube
Los siguientes pasos a realizar por nuestro equipo TI se resumen en:
- Configuración de usuarios y permisos
- Personalización del entorno de SharePoint
- Establecer las herramientas necesarias en Teams
- Migración del correo
- Volcado de la información
FINALIZACIÓN DEL PROYECTO
Se asocia un servicio gestionado de mantenimiento que garantiza el buen funcionamiento del entorno:
- Soporte: al ser partner de Microsoft, ejercemos de intermediarios ya que hablamos el mismo lenguaje
- Peticiones: adaptación y respuesta a nuevas necesidades tras familiarizarse con el entorno de trabajo
- Actualizaciones: actualizamos las versiones online como las licencias instaladas en tu pc (On-Premise) desde GaratuCloud para que no te tengas que preocupar de nada